Masuri de recuperare si salvare a unei arhive calamitate

In  contextul producerii unor inundatii recente  si al unei prognoze meteorologice nefavorabile la nivelul intregii tari, Arhivele Nationale ale Romaniei reamintesc tuturor creatorilor si detinatorilor de arhiva obligatiile care le revin, in conformitate cu prevederile Legii nr. 16/1996, in cazul producerii de inundatii si alte calamitati naturale. Astfel, pe langa responsabilitatile legate de evidenta, inventarierea, selectionarea, pastrarea si folosirea documentelor, sarcinile creatorilor si detinatorilor de arhiva includ si protectia acestora. Inundatia constituie un factor de calamitate, afectand grav  starea unei arhive. In consecinta, dotarea institutiilor cu sisteme de alarmare pentru prevenirea unor asemenea evenimente nedorite constituie un imperativ. In absenta unor dotari tehnice specifice, efectul inundatiei poate fi diminuat prin vizitarea zilnica a depozitelor de arhiva, efectuata la prima ora a zilei de munca sau, in eventualitatea declansarii unor ploi torentiale, la cel mult 16 ore de la producerea evenimentului.  In acest sens, Arhivele Nationale ale Romaniei formuleaza o serie de recomandari menite sa minimalizeze impactul intemperiilor asupra documentelor de arhiva:  1. Comunicarea inundarii arhivei se realizeaza in termen de 24 ore la sediul central al Arhivelor Nationale ale Romaniei sau, dupa caz, la structurile teritoriale ale Arhivelor Nationale; 2. Arhiva inundata trebuie supusa protectiei speciale, astfel incat sa se previna degradarea documentelor, ingaduind recuperarea acestora; 3. protectia speciala a arhivei inundate presupune uscarea, cu rapiditate, a documentelor. In functie de posibilitati si de situatia concreta, se recomanda alegerea uneia dintre urmatoarele proceduri de uscare: prin etalare pe suprafete deschise, prin interfoliaj, prin congelare prealabila; 4. Se evacueaza cu prioritate documentele aflate sub apa si sub amenintarea imineta a apei de inundatie; 5. Recuperarea documentelor necesita, ca directie prioritara, salvarea documentelor cu regim de pastrare permanenta; ca prioritate secundara sunt vizate documentele cu regim de pastrare temporara, iar ca prioritate tertiara se au in vedere instrumentele de evidenta; 6. Cladirea, instalatiile si echipamentele de depozitare fixe care au suferit efectele inundatiei se supun controlului, asanarii, reviziei si reparatiilor specifice. Lucrarile de asanare si reamenajare a spatiilor de depozitare implica: inlaturarea urmelor de inundatie de pe pereti, pavimente, cai de acces si executarea curateniei generale; prevenirea unor inundatii viitoare prin eliminarea sau blocarea cailor de acces a apei in depozit; reparea instalatiilor utile; asigurarea instalatiilor de tranzit; dezafectarea instalatiilor vechi, neutilizabile; repararea, curatarea si amenajarea sistemului de rafturi; 7. Personalul care executa recuperarea arhivei inundate este constituit din personal de specialitate (arhivisti si specialisti in conservarea documentelor), personal de interventie (pompieri si specialisti tehnici) si personal auxiliar (angajati ai institutiei din alte compartimente si voluntari, care lucreaza la recuperarea arhivei sub indrumarea personalului de specialitate); 8. Ordonarea arhivei recuperate presupune verificarea existentului si a starii de conservare, urmarindu-se mai multe elemente: cantitatea totala de arhiva calamitata (fonduri, structuri de fond, cantitati), cantitatea totala de arhiva recuperata (fonduri, structuri de fond, cantitati), lista unitatilor arhivistice pierdute sau distruse de inundatie, lista unitatilor arhivistice care necesita lucrari de reconditionare – legatorie si, eventual, de restaurare in laboratoare de specialitate; 9. Ordonarea este urmata de depozitarea corespunzatoare a documentelor. Revenirea la o situatie de normalitate este insotita de elaborarea unui raport scris asupra inundatiei in care se consemneaza cauzele, efectele, amploarea, pierderile de documente si materiale, deteriorari ale cladirii si ale instalatiilor, efortul si modalitatile de salvare si recuperare a documentelor, instrumentele utilizate, concluzii si masuri pentru viitor.  O copie a raportului final trebuie expediata Arhivelor Nationale ale Romaniei.